Mithilfe von Kategorien bekommen Sie auch große Adressbücher in Outlook schnell in den Griff: einfach den Kontakten die passenden Kategorien zuweisen und in der Ansicht die Kontakte nach Kategorien gruppieren lassen. Auf diese Weise können Sie beispielsweise auch schnell allen Kontakten der gleichen Kategorie eine E-Mail senden.

Outlook aktuell hat in diesem Beitrag die wichtigsten Tipps für Sie zusammengefasst, wie Sie Kategorien im Adressbuch nutzen.

So weisen Sie einem Kontakt die gewünschten Kategorien zu

Die Kategorien in Outlook sind ein praktisches Hilfsmittel zum Organisieren und Filtern Ihrer Kontakte:

• In Outlook bis Version 2003 weisen Sie einem geöffneten Kontakt einfach über den Button KATEGORIEN rechts unten im Kontakt-Dialog die gewünschten Kategorien zu.
  
  
• In Outlook 2007 klicken Sie auf dem Register KONTAKT, dann auf den Button KATEGORISIEREN und wählen abschließend aus der Liste, die nun geöffnet wird, die gewünschte Kategorie aus. Wenn Sie dem Kontakt mehrere Kategorien zuweisen wollen, müssen Sie die Liste KATEGORISIEREN entsprechend oft öffnen.

Kategorien schnell zuordnen

In der Kategorien-Ansicht des Adressbuchs können Sie einzelnen Kontakten schnell zusätzliche Kategorien zuweisen sowie Kategorien wieder entfernen:

1. Lassen Sie sich die Kontakte sortiert nach den Kategorien anzeigen: Wählen Sie dazu in der Navigationsleiste NACH KATEGORIE bei AKTUELLE ANSICHT aus. Oder rufen Sie den Befehl ANSICHT > ANORDNEN NACH > KATEGORIEN auf.
   
   
2. Falls die Kontakte nicht nach den Kategorien geordnet sind, klicken Sie einmal auf den Spaltenkopf KATEGORIEN.
   
   
3. Wählen Sie hier alle Kontakte aus, denen Sie die eine bestimmte Kategorie zuweisen wollen. Ziehen Sie diese Kontakte nun auf den jeweiligen Kategoriennamen (bzw. den Bereich zwischen dem Kategorienamen und der nächsten Kategorie). Sobald neben dem Mauszeiger die Meldung KATEGORIEN WIRD GEÄNDERT IN ... erscheint, lassen Sie die Maustaste los.

Kategorien entfernen

Wenn Sie für mehrere Kontakte eine oder mehrere Kategoriezuweisungen aufheben wollen, können Sie das in Outlook bis einschließlich Version 2003 sehr einfach dialoggesteuert tun:

1. Wählen Sie die Kontakte im Adressbuch aus.
   
   
2. Dann klicken Sie einen der markierten Kontakte mit der rechten Maustaste an und rufen den Befehl KATEGORIEN auf.
   
   
3. Im Dialog, der nun erscheint, entfernen Sie die Häkchen vor den Namen der Kategorien, die Sie für die Kontakte aufheben wollen.
   
   
4. Schließen Sie den Dialog.

Der Outlook aktuell-Tipp für Outlook 2007: Die Auswahlliste, die Sie über einen rechten Mausklick und den Befehl KATEGORISIEREN AUFRUFEN, zeigt nicht an, welche Kategorie Sie für die Kontakte gewählt haben. Hier ist es zwar zeitaufwendiger, aber sicherer, die nicht mehr erwünschten Kategorien für jeden Kontakt einzeln aufzuheben.

Kategorien einheitlich zuweisen

Mit dem folgenden Trick sorgen Sie dafür, dass die Kategorien, die Sie den Mitarbeitern einer Firma zugewiesen haben, einheitlich sind:

1. Rufen Sie den Befehl ANSICHT > AKTUELLE ANSICHT > NACH FIRMA (bzw. in Outlook 2003 ANSICHT > ANORDNEN NACH > AKTUELLE ANSICHT > NACH FIRMA) auf. Dadurch zeigt Outlook die Kontakte nach Firmen gruppiert an.
   
   
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Firma, für die Sie die Kategorien einheitlich zuweisen wollen.
   
   
3. Rufen Sie im Kontextmenü den Befehl KATEGORIEN bzw. in Outlook 2007 den Befehl KATEGORISIEREN auf.
   
   
4. Bestätigen Sie, dass die Aktion für alle ausgewählten Elemente wirksam sein soll (in Outlook 2007 erscheint die Abfrage erst nach dem nächsten Schritt).
   
   
5. Wählen Sie nun die gewünschten Kategorien aus, und schließen Sie den Dialog mit OK.
   
   
6. In Outlook 2007 können Sie nun die gewünschte Farbkategorie anklicken und müssen anschließend noch eine Sicherheitsabfrage bestätigen. In den früheren Outlook-Versionen erscheint zunächst die Sicherheitsabfrage, anschließend wählen Sie die gewünschte Kategorie aus.

E-Mail an alle Kontakte mit der gleichen Kategorie senden

Die Kategorien lassen sich im Adressbuch auch nutzen, um gezielt alle Kontakte herauszufiltern, denen Sie eine bestimmte Kategorie zugewiesen haben. Auf diese Weise können Sie beispielsweise allen Kontakten, die zur Kategorie X gehören, eine E-Mail senden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Schalten Sie im Kontakte-Ordner die Ansicht NACH KATEGORIE ein (über das Feld AKTUELLE ANSICHT in der Navigationsleiste oder über das Drop-Down-Feld AKTUELLE ANSICHT in der Symbolleiste).
   
   
2. Klicken Sie die Überschrift über der gewünschten Kategorie mit der Maus an und ziehen Sie sie auf die Schaltfläche E-MAIL in der Navigationsleiste.
   
   
3. Outlook zeigt eine Sicherheitsabfrage, die Sie mit JA beantworten.
   
   
4. Nun öffnet Outlook ein neues E-Mail-Fenster und setzt die Adressen der Kontakte aus der Kategorie in das Feld AN.
   
   
5. Schreiben Sie die E-Mail und senden Sie sie ab.