Sie brauchen nicht zwingend eine Synchronisations-Software, wenn Sie auf 2 oder mehr PCs Ihre E-Mails auf dem gleichen Stand halten wollen. Sie müssen nur bei den Kontoeinstellungen aufpassen und ein, zwei Regeln mit dem Regel-Assistenten einrichten.

Outlook aktuell-Übersicht: POP3 oder IMAP?

Wie Sie wissen, können Sie mit mehreren PCs auf Ihr Postfach auf dem Mailserver, beispielsweise bei GMX oder Web.de, zugreifen und Ihre E-Mails abrufen. Dabei ist es sogar möglich, auf den Computern unterschiedliche E-Mail-Programme einzusetzen – neben Outlook im Büro zum Beispiel auch Windows Mail auf dem privaten PC oder sogar das E-Mail-Programm auf einem Mac.

Wichtig ist dabei, welches E-Mail-Protokoll Sie zum Abrufen Ihrer E-Mails verwenden: POP3 oder IMAP. Bei kostenlosen E-Mail-Konten bei GMX, Web.de, Google etc. sind Sie auf das Protokoll POP3 festgelegt, bei kostenpflichtigen E-Mail-Dienstleistern haben Sie oft die Wahl zwischen POP3 und IMAP.

POP3 stammt noch aus der Zeit, als der Speicherplatz auf den Servern begrenzt und damit kostbar war. Deshalb sind E-Mail-Programme wie Outlook so voreingestellt, dass sie E-Mails, sobald Sie sie über POP3 abgerufen und auf dem PC gespeichert haben, vom Server löschen. Auf diese Weise können Sie jede E-Mail immer nur einmal abrufen.

Das lässt sich allerdings vermeiden, wenn Sie die Einstellungen für Ihre E-Mail-Konten ändern und Outlook auf jedem Ihrer PCs anweisen, die E-Mails nach dem Abruf nicht vom Mailserver zu löschen.

Das Protokoll IMAP hat den Vorteil, dass die E-Mails hier in jedem Fall auf dem Mailserver bleiben ‒ unabhängig davon, wie oft Sie sie abrufen, und unabhängig von den Kontoeinstellungen in Ihrem Outlook. Erst wenn Sie die E-Mails mit Outlook explizit vom Mailserver löschen, sind sie dort nicht mehr vorhanden.

Outlook aktuell-Tipp: So verhindern Sie das Löschen der E-Mails bei POP3

Wenn Sie POP3 als Übermittlungsprotokoll verwenden (müssen), die E-Mails aber mit 2 oder mehr PCs abrufen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie in Outlook auf Ihrem PC (zum Beispiel im Büro) den Befehl EXTRAS > E-MAIL-KONTEN bzw. EXTRAS > KONTOEINSTELLUNGEN auf.
   
   
2. In Outlook bis Version 2003 geben Sie an, dass Sie VORHANDENE E-MAIL-KONTEN ANZEIGEN ODER BEARBEITEN wollen, und klicken auf WEITER. In Outlook 2007 fahren Sie mit Schritt 3 fort.
   
   
3. Wählen Sie Ihr E-Mail-Konto aus und klicken Sie auf ÄNDERN.
   
   
4. Klicken Sie auf WEITERE EINSTELLUNGEN.
   
   
5. Auf dem Register ERWEITERT schalten Sie die Option KOPIE ALLER NACHRICHTEN AUF DEM SERVER BELASSEN ein.
   
   
6. Damit das Postfach auf dem Mailserver nicht überquillt, schalten Sie zusätzlich die Option Vom SERVER NACH ... TAGEN ENTFERNEN ein und geben einen passenden Zeitraum ein.
   
   
7. Schließen Sie den Dialog und klicken Sie auf WEITER, um wieder in den Dialog aus Schritt 3 zu gelangen.
   
   
8. Falls Sie in Outlook noch weitere E-Mail-Konten eingerichtet haben und diese ebenfalls mit einem anderen PC abfragen wollen, wiederholen Sie die Schritte 3 bis 7 für diese Konten.
   
   
9. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf FERTIG STELLEN.
   
   
10. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 9 auf dem zweiten PC (zum Beispiel zu Hause).