Sicher geht es Ihnen auch immer mal wieder so: Während Sie gerade in Word an einem Dokument schreiben oder in Excel arbeiten, fällt Ihnen etwas ein, was Sie gerne als Aufgabe in Outlook eintragen wollen, um es nicht zu vergessen. Praktisch wäre es, wenn Sie direkt aus Word bzw. Excel heraus die Aufgabe erfassen könnten, sodass Sie nicht zu sehr in Ihrem Arbeitsfluss unterbrochen werden.

Outlook aktuell-Tipp: Mit ein wenig Vorbereitung geht das: Sie müssen dazu nur ein Icon in die Symbolleiste von Word und Excel einbinden, mit dem Sie aus dem jeweiligen Programm heraus eine Auf­gabe in Outlook anlegen können. Das Icon fügen Sie wie folgt in eine Symbolleiste in Word bzw. Excel ein:

1. Rufen Sie in Word bzw. Excel den Befehl EXTRAS > ANPASSEN auf.


2. Öffnen Sie das Register BEFEHLE.


3. Wählen Sie im Fenster KATEGORIEN die Option ALLE BEFEHLE aus.


4. Suchen Sie dann im Fenster BEFEHLE den Eintrag AUFGABEERSTELLEN (in Word) bzw. MICROSOFT OFFICE OUTLOOK-AUFGABE ERSTELLEN (in Excel).


5. Ziehen Sie diesen Eintrag mit der Maus in eine der Sym­bolleisten in Word bzw. Excel und lassen Sie ihn an der Position fallen, an der das Icon erscheinen soll.


6. Schließen Sie den Dialog.

Und so einfach erstellen Sie eine neue Aufgabe

Sobald Sie in Word oder Excel auf das Icon MICROSOFT OFFICE OUTLOOK-AUFGABE ERSTELLEN klicken, wird ein neues Aufga­benfenster in Outlook geöffnet – selbst wenn Outlook gerade nicht läuft.

Als Betreff gibt Outlook den Namen des gerade in Word bzw. Excel bearbeiteten Dokuments vor, außerdem wird das Dokument gleich mit der Aufgabe verknüpft. Falls die Aufgabe nichts mit dem gerade bearbeiteten Dokument zu tun hat, löschen Sie einfach das Dokument-Icon aus dem Aufgabenfenster und tippen einen anderen Betreff ein.

Falls das gerade geöffnete Dokument in Word noch keinen Namen hat, erscheint die Meldung, dass Sie das Dokument erst speichern müssen, bevor Sie eine Aufgabe daraus er­stellen können.

Bestätigen Sie diese Meldung mit OK, spei­chern Sie das Dokument (oder wechseln Sie in ein bereits gespeichertes Dokument) und klicken Sie dann noch einmal auf das Icon Aufgabe erstellen.

Excel dagegen fordert nicht zum Speichern auf, falls Sie aus einer leeren Tabelle heraus auf das Icon klicken. Das gilt auch, wenn Sie Änderungen in der aktuellen Tabelle noch nicht gespeichert haben – das ist auch kein Problem, weil ja nicht die Daten aus der Tabelle zusammen mit der Aufgabe gespeichert werden, sondern lediglich eine Verknüpfung auf die Tabelle.